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Problem erkannt, Problem gebannt: So wird das Schwarze Brett und das Intranet nicht zur Datenschutzfalle.

In vielen Unternehmen noch anzutreffen: das traditionelle Schwarze Brett. Aber inzwischen ist auch das Intranet ein beliebter Ort, um Informationen im Unternehmen publik zu machen und sich auszutauschen. Doch nicht jede Veröffentlichung ist ohne Weiteres zulässig. Nachfolgend einige Punkte, die bei Veröffentlichungen zum Datenschutzproblem werden können:

Die gute alte Geburtstagsliste

Ehrungen und Glückwünsche zu freudigen Anlässen wie Geburtstagen, Jubiläen oder Hochzeiten ist zwar zweifelsohne gut gemeint und aus diesem Grund auch sehr beliebt für eine Bekanntmachung am Schwarzen Brett oder Intranet. Doch Achtung: Vor der Veröffentlichung ist sicherzustellen, dass die betroffenen Geburtstagskinder, Jubilare oder die Frischvermählten darüber informiert werden und sich damit einverstanden erklären. Sie müssen also einwilligen, ihre personenbezogenen Daten veröffentlichen zu lassen. Die Rahmenbedingungen ergeben sich aus Art. 7, 4 Nr. 11 Datenschutz-Grundverordnung und Art. 26 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Einwilligung kann – siehe auch der Beitrag unter Ziffer 1 dieses Statusreports – auch inzwischen auch elektronisch erfolgen.

Prüfungsergebnisse von Auszubildenden

Die Azubis haben ihre Ausbildung abgeschlossen. Und das ist immer ein Grund zum Freuen und Feiern. Dabei sind diejenigen Azubis, die besonders gute Ergebnisse in der Abschlussprüfung erzielt haben, natürlich auch ein Aushängeschild für das Unternehmen. Deshalb ist es nachvollziehbar, dass die Unternehmensleitung die Namen der besten Azubis bekannt geben möchte. Doch auch hier sind zwei Aspekte zu beachten: Zum einen zählen auch die Auszubildenden zu den Beschäftigten. Demnach stellt sich die Frage, inwieweit davon ausgegangen werden kann, dass beim Einholen einer Einwilligung die Anforderung an die Freiwilligkeit erfüllt werden kann. Gemäß § 26 Abs. 2 Satz 2 BDSG ist dann von einer Freiwilligkeit auszugehen, wenn für den Beschäftigten ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleich gelagerte Interessen verfolgen. Davon ist im Falle der Ehrung des besten Azubis grundsätzlich auszugehen.

Allerdings: Werden bei der Ehrung des besten Azubis auch die übrigen Azubis mit schlechteren Ergebnissen oder gar diejenigen namentlich genannt, die durch die Prüfung gefallen sind, sieht der Fall anders aus. Hier ist davon auszugehen, dass die schutzwürdigen Interessen an einer Nichtveröffentlichung überwiegen.

Krankenlisten

Manche Unternehmen halten es für eine gute Idee, Kollegen darüber auf dem Laufenden zu halten, wer gerade krankheitsbedingt ausfällt. Doch hier ist aufgrund der Tatsache, dass es sich bei Krankheiten um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt, ist das Datenschutzprinzip der Datenminimierung zu beachten: Nur diejenigen Personen, die tatsächlich diese Informationen benötigen, dürfen davon Kenntnis erlangen. Dazu zählen in der Regle nur der direkte Vorgesetzte oder der Personalreferent.

Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten

Die Namen von Mitarbeitern bekannt zu machen, die verdächtigt werden, während ihrer Arbeitszeit eine Straftat begangen zu haben und angezeigt wurden, ist nicht erlaubt. Eine solche Veröffentlichung ist ein schwerwiegender Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters und kann wiederum rechtliche Folgen für die Verantwortlichen nach sich ziehen. Dies gilt übrigens nicht nur bei Straftaten, sondern auch bei der Veröffentlichung von vermeintlichen „Kavaliersdelikten“ wie Knöllchen wegen Geschwindigkeitsüberschreitungen oder wegen Falschparkens.

Fotos und Schnappschüsse

Das Schwarze Brett und auch das Intranet bieten sich besonders an, Videos, Fotos und Bilder der Belegschaft oder auch außenstehender Dritter zu veröffentlichen. Doch das ist unter Umständen unzulässig. So ist beispielsweise der Aushang von vermeintlichen Schnappschüssen von der letzten Betriebsfeier, auf denen einzelne Personen erkennbar sind, ohne deren Zustimmung nicht erlaubt.

Auch dann nicht, wenn der Geschäftsführer höchstpersönlich auch von sich selbst ein „witziges Bild“ dort anpinnt und die ganze Sache mit einem Augenzwinkern zu sehen scheint. Hier gilt das grundsätzliche Einwilligungserfordernis aus § 22 Kunsturhebergesetz.

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